Documentation (Externe)

Accès et comptes

Accès client Maxima

L'objectif est que Maxima intervienne le moins possible dans le back-office du site internet. Le maximum d'interactions avec les produits, les clients, les commandes, doit se faire depuis l'ERP pour ensuite être synchronisé avec le site via le pont.
Il reste cependant des cas particuliers où il est nécessaire d'intervenir pour Maxima sur le back-office:

• Cas d'une nouvelle catégorie de produit: Maxima doit alors la valider manuellement afin que les produits de cette catégorie soient visible sur le site internet (Voir la section Produits / Catégories ci-dessous)
• Cas de documents à mettre à jour dans l'espace revendeur : Maxima doit alors ajouter les nouveaux documents en passant par le menu "WP File Download".
• Cas des contenus (Actualités ...) relatives aux pages du site internet.

Clients

Les clients sont créés soit via le site internet (Initié par le client lui-même), soit depuis l'ERP via le pont.

Champs custom

• Siret, pas d'effet sur le site internet.
• Groupe, par défaut = "Professionnels / Particuliers" si créé depuis le site internet (Pour rappel, les groupes permettent notamment de proposer des réductions différentes selon l'appartenance à un groupe). Si le groupe est "Négoce Revendeur", le client peut voir la quantité en stock des produits.
• ERP Code, pas d'effet sur le site internet.
• Méthode de paiement favorite (Voir section "Méthodes de paiements" ci-dessus)
• Téléphone portable (Associée à l'adresse de livraison), pas d'effet sur le site internet.

Mise à jour du mot de passe

Important : ne pas utiliser le BO de Woo pour envoyer automatiquement un lien, il faut simplement demander à l'utilisateur de lancer la procédure "Mot de passe perdu".

L'utilisateur depuis la page "Mon Compte" doit cliquer sur "Mot de passe perdu ?" :

Puis saisir son email (login du compte)  :

Il reçoit alors un email avec le lien pour mettre à jour son mot de passe :

Après avoir cliqué sur le lien "Réinitialisation du mot de passe", il arrive sur l'écran pour mettre à jour son mot de passe :

Processus entre Ebp et Woo

Schéma des échanges entre EBP et WooCommerce pour les devis / commandes

Produits

Catégories

Les catégories de produits sont découpées en 4 niveaux.

• Catégories principales
• Familles
• Sous-familles
• Groupes

Les catégories principales n'existent pas dans l'ERP et sont définies en "durs" sur le site internet. 

Lors de la synchronisation via le pont de nouvelles familles, celles-ci sont associées automatiquement à une catégorie "pendingcategory" qui met "en attente de validation" la catégorie. En effet, les produits sont alors masqués tant que leur famille est enfant de la catégorie "pendingcategory". Maxima doit alors vérifier la catégorie, l'éditer ensuite pour retirer le parent "pendingcategory" et mettre une catégorie principale en tant que nouveau parent. Voir règle R005

• Positionner les catégories dans le menu : Chaque catégorie doit posséder un code EBP et un Order afin qu'elle soit affichée et positionnée correctement dans le menu. Voir la règle R008. 

Affichage du stock dans une fiche produit

Concrètement, voici les différentes situations possibles que l’on peut avoir pour les articles sur EBP, avec les différents statuts qui doivent apparaitre sur le site web :

• En stock + autoriser les commandes en réappro☑ + tarifs sur demande☑ = ˜ En stock mais bouton « Demander un devis »
• En stock + autoriser les commandes en réappro☑ + prix affiché = ˜ En stock et bouton « Ajouter au panier »
• En stock + autoriser les commandes en réappro⬜(pas coché) + prix affiché = ˜ En stock et bouton « Ajouter au panier »
• En stock + autoriser les commandes en réappro⬜(pas coché) + tarif sur demande☑ = ˜ En stock mais bouton « Demander un devis »

• Pas de stock + autoriser les commandes en réappro☑ + tarifs sur demande☑ = ˜ Départ usine mais bouton « Demander un devis »
• Pas de stock + autoriser les commandes en réappro☑ + prix affiché = ˜ Départ usine et bouton « Ajouter au panier »
• Pas de stock + autoriser les commandes en réappro⬜(pas coché) + prix affiché = ˜ Contactez-nous  et bouton « Ajouter au panier »
• Pas de stock + autoriser les commandes en réappro⬜(pas coché) + tarif sur demande☑ = ˜ Contactez-nous et bouton « Demander un devis »

Commandes

Les commandes sont intégralement gérées depuis l'ERP et synchronisées via le pont. Il est, dans le fonctionnement normal, aucunement nécessaire de modifier une donnée dans une commande en passant par le back-office du site internet. Voir le schéma des échanges entre EBP et WooCommerce au début de cette page.
Deux cas peuvent se présenter: Soit la commande est créée par le visiteur du site, il n'est alors pas nécessaire de lui notifier cette commande. Soit le devis ou la commande est créé via l'ERP, il est alors nécessaire de prévenir le client par mail.

Champs custom

• Type commande: Champs texte libre utilisé par le pont pour définir si la commande WooCommerce est en réalité un "devis" ou une "commande"
• Référence Maxima: Champs texte libre utilisé par le pont pour définir notamment le numéro de devis. Cette information est visible par le client dans le listing des devis/commandes.
• Téléphone portable: Champs permettant au client de renseigner un numéro de téléphone pour la livraison des produits.

Notifications par emails

Il est possible d'ajouter des notifications, le texte sera à fournir :

• Nouveau devis: Notification au client qu'un nouveau devis est disponible.
• Nouvelle commande: Notification au client qu'une nouvelle commande est disponible.
• Numéro de suivi: Envoi au client du numéro et du lien de suivi de son expédition.
• Nouvelle facture ou avoir: Notification au client qu'une nouvelle facture ou un nouvel avoir est disponible.

Synchronisation (via FTP) de fichiers

Envoi des fiches produits par FTP

Sur une fiche produit, il est possible de proposer au visiteur un lien vers un fichier PDF détaillant les caractéristiques du produit ou de la machine pour laquelle il est destiné.

Afin de synchroniser les fiches techniques affectées à un produit ou une catégorie de produits, un espace FTP a été mis en place pour déposer les fichiers. Maxima peut alors déposer ces fiches produits en respectant la règle R003. Une tâche CRON va ensuite lire ces fichiers et les associer aux produits correspondants.

Envoi des images produits par FTP

De même que pour les fiches produits, les images d'un produit sont envoyés via FTP.

Afin de synchroniser les images affectées à un produit ou une catégorie de produits, un espace FTP a été mis en place pour déposer les fichiers. Maxima peut alors déposer ces images en respectant la règle R002. Une tâche CRON va ensuite lire ces fichiers et les associer aux produits correspondants.

Cas particuliers

• Les devis avec produits inexistants dans WooCommerce sont géré par le pont (Création de produit temporaire le temps de générer la commande)
• Les devis avec produits sans stock sont modifié par le pont en cochant "Gérer le stock" et passe le champs "Autoriser les commandes en réapprovisionnements" à "Autoriser"
• Les produits avec un prix à zéro sont affichés mais ne peuvent être commandés

Contenu modifiable du site eCommerce

Pages vitrines

Tous les produits de Maxima ne sont pas envoyés sur le site internet. Pour palier à cela, des pages vitrines ont été créées pour permettre aux visiteurs d'avoir connaissance de ces produits et de faire une demande de devis via un formulaire dédié par catégorie de produits.

Les pages vitrines doivent être des "enfants" de la page "Vitrines".

Maxima a émis le souhait que ces pages apparaissent dans le menu comme une catégorie produit classique. Pour cela, un système a été mis en place de positionnement imposant la saisie de 2 champs dans les pages vitrines et dans les catégories produits (Un code EBP et un champs Order) => Voir la règle R008

Brochures

Les brochures permettent de mettre à disposition des clients connectés des fichiers PDF présentant les produits d'une marque.

Les brochures sont accessibles depuis "Mon compte" et la section "Brochures"

Catalogue

Le catalogue est un fichier PDF permettant de mettre en avant les produits phares de Maxima.

Témoignages

• Il est possible de spécifier des témoignages clients via le BO : "Testimonials"

• Afin d'avoir un affichage avec des étoiles en front, il faut préciser une note sur 5 au format "x/x". Par exemple:

  • Author: John Doe / Ma société
  • Texte: lorem lorem lorem… 4/5

Processus d'achat

Process d'une commande

Depuis le panier, cliquer sur "Valider la commande" :

Vérifiez ou bien modifiez les adresses :

Sur la même page, rappel du panier :

Ainsi que des modes du mode de paiement favori :

Besoin ensuite de valider les CG pour continuer (sauf pour le "Oups, une erreur est survenue dans notre systèmes" (puisque dans ce cas le client ne peut pas commander).

Si CB, alors le système bascule sur le site de la banque :

Pour un "paiement en CB", la commande passe en statut "En cours" pour être envoyé à l'Erp :

Pour un "paiement en compte", la commande passe en statut "Terminé" avant d'être envoyé à l'Erp :

Méthodes de paiements

Les différentes méthodes de paiements proposées par le site sont:

• Virement bancaire
• Paiements par chèque
• Paiements par CB (Module Systempay)
• Paiement en compte 
• Paiement à la livraison => Ajusté pour pouvoir bloquer facilement le paiement d'une commande

Maxima peut affecter une méthode de paiement favorite à un client. Cela permet de gérer différentes situations :

• Méthode de paiement favorite = Paiement en compte. Le client a alors uniquement cette méthode de paiement disponible sur le site, et il n'effectue pas de paiement réel sur le site (Prélevé plus tard par Maxima directement). Voir règle R007.
• Méthode de paiement favorite = Paiement à la livraison. Le client est bloqué et ne peut pas valider la commande ni la payer. Il est invité par un message à contacter Maxima.
• Dans les autres cas, le client peut choisir entre payer par CB (Le devis est alors validé et se transforme en une commande), par chèque ou par virement bancaire (Dans les deux derniers cas, le devis sera validé manuellement par Maxima depuis EBP)

Rappel de panier automatique

Tableau des "règles"